Mauricio, un gerente muy ocupado, llega a su oficina y le pide a Emily, la persona responsable de cobranzas, una reunión para revisar la situación de cada cliente. Emily ha venido preparándose porque sabe que esta reunión puede ocurrir en cualquier momento; sin embargo, siempre está angustiada.

Emily imprime una versión reciente del análisis de vencimiento, agarra la versión vieja llena de anotaciones, tome su cuaderno donde anota las llamadas que ha hecho, imprime la lista de tareas pendientes y completadas que tiene en Outlook y se encuentra con Mauricio en su oficina.

Mauricio toma el análisis de vencimiento, ve la última página para entender de qué tamaño es el problema, y comienza a revisar cliente por cliente. Le va preguntando sobre la situación de cada uno a Emily, mientras ella trata de hacer memoria de lo que le dijo el cliente y de hilar toda la información en todos los papeles que llevó. A veces se acuerda muy bien de la situación, a veces consigue una parte poco útil, y a veces ni recuerda haber hablado con el cliente.

La reunión termina, después de dos horas, con una sensación de angustia por la percepción de que algo se está olvidando. Al cabo de dos, o tres, o cuatro semanas, vuelve a ocurrir esta reunión, y comienza de nuevo el ciclo.

Esta breve situación busca ilustrar lo acostumbrados que estamos a trabajar con una dinámica particular. Esta dinámica de Mauricio y Emily ocurre en muchas empresas y en muchas área mas allá de cuentas por cobrar. Dando un paso atrás podemos ver cómo esta dinámica requiere mejoras en tres aspectos fundamentales: hay que registrar todo lo que pasa en la empresa, hay que poder entenderlo rápido, y hay que poder verlo en cualquier momento. Esta es la innovación que debe venir en la nueva ola de sistemas empresariales.

Registrar todo!

Las empresas son entes tremendamente complejos. En cada momento están ocurriendo infinidad de transacciones de todo tipo. Dividamos estas transacciones en dos categorías: transacciones administrativas (facturas, pagos, devoluciones, notas de crédito, despachos, transferencias de inventario, etc.); y transacciones relacionales (llamadas, compromisos, promesas, decisiones, emails, cuentos, chismes, etc.).

Los sistemas empresariales están diseñados para registrar lo transaccional. La gran innovación debe venir del lado del registro de lo relacional. Facebook, Twitter y otras aplicaciones sociales han hecho un esfuerzo para que las personas registren estas transacciones del lado personal. Fulanito ahora está en una relación con fulanita. Fulanito está en tal lugar. A fulanito le gusta tal video. Fulanito cree que #hayuncamino. Estas transacciones, que hoy existen del lado personal, no son muy diferentes a las que deberían existir del lado de las empresas, y vienen a complementar la transacción administrativa que ya se registra.

Imagínate que hay un muro, como el de Facebook, para cada cliente, donde están todas las facturas, pagos, llamadas, emails, promesas, y chismes relacionados. Imagínate lo fácil que sería entender la situación de ese cliente con toda la información consolidada.

Entender rápido!

La mayoría de las empresas sufren de “reportitis aguditis”. Actualmente es la herramienta más conocida y disponible; y, como dice la sabiduría popular, cuando en la mano se tiene un martillo todo comienza a parecerse a un clavo. La diferencia entre las empresas sofisticadas y las básicas, es que las sofisticadas han cambiado sus reportes para que sean más útiles y más rápidos de digerir. Tomemos el ejemplo del análisis de vencimiento. ¿Porqué no viene ordenado en función del cliente con el que se está perdiendo más dinero por no haber pagado a tiempo? Si viniese ordenado así, sólo habría que leer el primer 20% de las páginas para capturar la mayor parte del problema. Vayamos más lejos. ¿Porqué no hay una visualización que resuma las cincuenta páginas del reporte en un gráfico que permita ubicar dónde está el problema? ¿Porqué no podemos tener entendimiento instantáneo?

Imagínate que hay un mapa de clientes conformado por muchos rectángulos. Cada cliente es un rectángulo, si el rectángulo es grande el cliente debe mucho, si el rectángulo es rojo, está vencido, si el rectángulo está verde, le falta por vencerse. En este mapa es muy fácil buscar los cuadrados rojos y grandes y enfocarse en ellos para la cobranza. Imagínate lo fácil que sería entender dónde involucrarse para mejorar la cobranza.

Verlo ya!

Los sistemas de las empresas están más orientados a capturar transacciones que a comunicar la situación. Este proceso de sintetizar la situación se hace típicamente fuera del sistema administrativo. Se transfiere la información a Excel y se hacen unos análisis sobre los cuáles se toman las decisiones. Esto toma tiempo y esfuerzo. Es muy fácil oír en cualquier empresa: “Emily por favor sácame el análisis de vencimiento y me lo mandas por email”. La dificultad que tienen los gerentes para conseguir esta información solos es abismal. No es un problema del gerente, es que la herramienta no está diseñada para el usuario infrecuente.

Imagínate que hay una página web, organizada por tipo de problema gerencial, visible desde el celular, tableta, oficina, casa, donde se puede ver la situación de cobranzas. Imagínate lo fácil que sería mantenerse informado para actuar oportunamente.

Nuestra empresa ha venido desarrollando una solución, NiMbox Cuentas por Cobrar, que elabora estos tres temas para crear una experiencia innovadora y diferente. Nuestra solución se conecta con los sistemas administrativos existentes, permite registrar lo relacional, incorpora una cantidad de análisis con visualizaciones muy sencillas, y ofrece acceso a la información desde cualquier dispositivo y lugar. Es una nueva forma de ver un problema que tienen la mayoría de las empresas.