La cobranza se trata de una actividad de diálogo y convicción entre personas. El éxito o fracaso de la gestión dependerá de que tan eficiente y oportuna sea, tu actitud, preparación y empeño que pongas para cumplir el objetivo final. Para que el contacto sea efectivo, sigue los siguientes consejos
Pasos para un contacto efectivo en cuentas por cobrar
Ante todo, ¡organízate!
Todas las cuentas son cobrables pero nunca intentes realizar un cobro si no estás organizado primero. Prioriza y define qué hacer, ayúdate de las herramientas necesarias y sigue tus procedimientos con conciencia.
Entender al cliente
Un contacto efectivo con el cliente requiere tomar toda la información disponible para crear una visión, basada en evidencias de la situación real para identificar la razón por la que no ha pagado.
Dentro de las más comunes tenemos: Olvido, incapacidad de pago, insatisfacción, inconsciencia de uso y fraude. Ejemplo: El cliente tiene buena historia de pago y tiene sólo una factura vencida por 2 días.
Definir un plan
Convierte el entendimiento del cliente en un objetivo claro para el contacto. Sin una comunicación bidireccional, todo resulta en desastre. Que tu meta sea eliminar barreras de pago para generar acciones en el cliente, presionando siempre que sea necesario y cuando no funcione, cambia reglas y condiciones.
Escoger el canal
Escoge el canal que permita siempre enviar el mensaje de mejor forma: llamada, email, SMS o terceros (vendedor, o gerente de administración). Luego define el mensaje que mejor permita alcanzar el objetivo modificando el tono según la situación del cliente.
Ejemplo: “Le recordamos que tiene una factura pendiente con monto vencido, le agradecemos su pronto pago” Enviado como SMS.
Realizar el contacto
Realiza el contacto a través del canal seleccionado y ajusta la comunicación en función de la respuesta del cliente.
Ejemplo: Llamada al cliente para lograr que salga el cheque de primero.
Registra el resultado
Como paso adicional, acuerdate siempre de registrar un resumen de lo que se dijo y los acuerdos que se alcanzaron. Coloca un recordatorio sobre los compromisos para realizar seguimiento.
Ejemplo: Registro del olvido del cliente como una nota y registro de la fecha esperada de pago como una tarea.
Contar con un software que te permita realizar todo lo anterior, facilitará el proceso de gestión y seguimiento de tus cuentas por cobrar. La posibilidad de tener todo en tiempo real representa un progreso para las empresas que adoptan esta tipo de herramientas. Recuerda, un contacto efectivo no solo depende de la persona, sino de las herramientas que utiliza para llevarlo a cabo.
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