La gestión óptima de cuentas por cobrar es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Realizar el seguimiento adecuado será la clave para el éxito en el proceso, además de contar con una previsión bien estructurada. Esta tarea se puede tornar sumamente compleja, por esto es de gran utilidad tener en cuenta las dificultades más comunes que se pueden presentar en el proceso de cobros y sus posibles soluciones. 1-Definir qué hacer.- Para iniciar la gestión de cobros lo primero que hay que hacer es definir por donde comenzar. El problema es que muchas veces la falta de organización dificulta el comienzo y por tanto el desarrollo del proceso. Esto se debe a problemas de:

• Estructura: Es difícil consolidar toda la información para tener la situación completa.
• Procedimientos: No hay políticas bien definidas que permitan priorizar los contactos.
• Seguimiento: Es fácil que deudas viejas o pequeñas queden desatendidas.

Enfocarse en crear  procesos que  definan que hacer y cómo hacerlo para determinar una ejecución adecuada es siempre un buen comienzo.  Hay que tener en cuenta siempre las prioridades  y saber que siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente que una vencida. Además, es recomendable que  toda la información  esté en un solo lugar y sea del dominio de todos. 2- Realizar el contacto. – Además de contar con un personal capacitado en la materia y con la eficiencia suficiente para trabajar con los clientes, es vital que nuestra base de datos este en perfectas condiciones, en este tema, pueden presentarse dificultades de:

• Almacenamiento: La información de clientes está diseminada en múltiples lugares.
• Plataformas: La historia del cliente está en cuadernos, hojas de Excel y la memoria del cobrador.
• Registro: El contacto con el cliente no siempre es documentado.

Asegúrate que tus empleados tengan a mano toda la información organizada y estructurada correctamente,  para realizar la gestión, así como el dominio total de las herramientas necesarias. Seguir el procedimiento establecido es fundamental, de nada sirve crearlo, si en la práctica no han de seguirlo. 3-Reportar la gestión.- Luego de realizar la cobranza, es fundamental conocer el resultado de la misma para hacer un seguimiento efectivo y evitar el doble trabajo, pero estar al día con el reporte de la gestión de cuentas por cobrar no siempre resulta fácil, existen conflictos en:

• Herramientas: El registro de la gestión suele hacerse en cuadernos y hojas de Excel de difícil acceso.
• Métricas: Es difícil medir la situación actual de las cuentas por cobrar y de las actividades realizadas.
• Reportes: Mucho trabajo que no se ve y a veces no se aprecia.

El Control es tu aliado, muchas veces es subestimado el poder del reporte y es la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica. Si para ti se ha convertido en un verdadero problema la gestión de cuentas por cobrar,  en Nimbox ponemos a tu disposición una aplicación que te permite realizar una cobranza exitosa, identificando rápidamente a qué cliente contactar y mejorando la interacción con ellos, todo en un solo lugar.