Implementar políticas bien definidas en el proceso de cobros es indispensable para su éxito. Pero aunque una empresa este bien estructurada en cuanto a procedimientos  se refiere y los mismos sean seguidos por todo el personal, se pueden presentar fallas que resultan en el descarrilamiento de la gestión de cobros.

La falta de condiciones bien establecidas en el proceso de cobros

Así como no contar con el seguimiento de las mismas, provocará, además de problemas internos, una mala percepción frente a nuestros clientes y proveedores. Deben existir normas firmes  y claras para la empresa, que deben ser flexibles para adecuarse a situaciones especiales.

Esto no solo se limita a establecer un proceso, existen un grupo de causas, que pueden llevar al desastre. Por  tanto, conocer esas razones que provocan el descarrilamiento de la gestión de cobros será fundamental, no solo para detectarlas y combatirlas, también para prevenirlas.

Razones que descarrilan el proceso de cobros

Por medio de la Motivación

• Los incentivos no son los correctos o para el empleado es imposible alcanzar las metas.
• Cada vez que el jefe le habla es para reclamarle, nunca para reconocer su esfuerzo.
• El cobrador tiene la atención del superior en otros temas.

En todos los procesos establecidos, no  podemos olvidar a nuestro personal, uno de los mayores activos de la empresa. El empleado debe tener las condiciones óptimas para realizar su trabajo, sentirse motivado (en todas las formas posibles) y además saber que cuenta con sus líderes en todo momento para atender quejas y sugerencias.

Por medio de las habilidades

• La recepcionista fue trasladada a cobranza sin ningún tipo de entrenamiento sobre la actividad.
• El cobrador tiene problemas de comunicación por lo que sus llamadas no son efectivas.
• Cuando se presentan situaciones de cobranza difíciles, continúa haciendo recordatorios sin variar la estrategia.

Asegúrate de que tus empleados estén capacitados en todo  el tema de la cobranza, al día con las nuevas técnicas en el proceso de cobros y además 100% preparados para enfrentar las diferentes situaciones que se pueden presentar y dar respuesta a los clientes y sus excusas.

Por medio de la falta de seguimiento

• El dueño no le hace seguimiento a las cobranzas por los que no puede detectar que algo está mal hasta que es demasiado tarde.
• Nadie le presta atención al trabajo del cobrador permitiendo que los problemas se perpetúen y agraven.

La carencia de control del proceso de cobros podría ser la causa de  una pérdida de credibilidad por parte de los clientes, y estos pueden que se sientan en el derecho de relajar sus políticas de pago. El seguimiento en toda la gestión y sus componentes, es la clave.

Por medio del volumen inmanejable

• Las ventas se triplicaron y sola hay una persona que cobra.
• El cobrador esta sobrecargado y nadie se detiene a observar su labor para notarlo.

Por cuestiones de ahorro, es aceptable querer aprovechar los recursos al máximo, esto es permitido  siempre y cuando no caiga en abuso. La empresa debe saber cuándo  es hora de disponer de nuevo personal que aligere la carga. También es importante contar con un sistema de distribución justo, donde los empleados trabajen con equidad y puedan dar toda su capacidad.

En definitiva, el manejo incorrecto del proceso de cobros, de las políticas  y  del personal, resultaran en la búsqueda obligatoria de soluciones costosas. Un seguimiento meticuloso es necesario para que todos los cobros lleguen a buen fin.

La informática se presenta como el mecanismo principal para lograr eficiencia y rapidez en los departamentos de pagos y cuentas por cobrar. Para una correcta gestión Nimbox es tu solución. Identifica la situación  de cada cobrador y su cliente, revisa los cobros más recientes y las tareas pendientes, simplifica  y al mismo tiempo agiliza. Que el manejo en tu empresa sea más fácil para todos.