Una buena llamada de cobranzas debe culminar con una excusa y una promesa. La excusa permite entender por qué no se está recibiendo el pago. La promesa permite mantener el compromiso del lado del cliente. Por supuesto que siempre estamos buscando un pago, pero generalmente esto es lo que recibimos.

Ambas deben ser registradas en la historia del cliente, y ya que varias personas tendrán acceso al expediente, deben ser colocadas de la forma más detallada posible y sin omitir ninguna información.

Las notas.

Se definen como un escrito breve donde se da especificaciones sobre algo. Existen notas buenas y malas.

Las buenas explican claramente lo que se aprendió durante el contacto. Las notas escritas sobre un cliente forman la historia de la relación  y responden tres preguntas: ¿Con quién hablé?, ¿Por qué no ha pagado?, ¿Cuál es el próximo paso?

Ej: “Hable con Marisol quien me indicó que el pago no se realizó porque el gerente estaba de vacaciones y no han podido realizar pagos. Se comprometió a presentarle la factura hoy en la tarde y realizar el pago mañana”

Las malas solo indican el resultado de la llamada sin responder con quien hablé o porque no ha pagado.

• Ej.: “No hay pago para esta semana”.

“La excusa” como nota.-

¿Qué contiene?

• ¿Quién? La persona del lado del cliente con quien se sostuvo el contacto.
• ¿Por qué? La excusa de porque el cliente aún no ha pagado.
• ¿Qué acordé? El compromiso que obtuve del cliente.
• Uno o varios hashtags categorizando la nota.

Ejemplos:

“Hable con pedro. No canceló porque traspapeló la factura pero mañana podemos enviar al vendedor a retirar el pago” .

“Maribel indica que ya cancelo con el deposito número 23763172736” .

“La promesa” como tarea:

• ¿Qué hago? Lo que yo voy a hacer para perseguir la promesa del cliente.
• Debe ser accionable.
• Puede estar dirigida a otra persona dentro de la organización en cuyo caso hay que definir el supervisor.

Ejemplos:

“Buscar el cheque del día…”.

“Llamar de nuevo al cliente el día…”.

“Conciliar el pago de este cliente, asignado a Gabriela”.

“Enviar copia de la factura al cliente”.

“Verificar el pago”

El Control  será  tu mejor herramienta, es natural  subestimar el poder del reporte, siendo esta  la única forma de registrar el trabajo realizado con una cuenta específica y determinar que tanto funciona lo establecido en la práctica.

El trabajo de cobranzas puede ser duro, simplifícalo con  en Nimbox. Ponemos a tu disposición tecnología  que te permite triunfar en tus cobros. Revisa las excusas que están dando los clientes y la cantidad de contactos que se están haciendo, lleva el control de las llamadas y asócialas a una nota. Sigue tus cobros más de cerca y no te pierdas los detalles.